VoiceOffice Grundfunktion

1. Umleitung auf VoiceOffice

2. Annahme in Ihrem Namen

3. Anrufnotiz per E-Mail/SMS

VoiceOffice + Vermittlungsfunktion (Vorzimmer)

1. Umleitung auf VoiceOffice

2. Annahme in Ihrem Namen

3. Vermittlung an Mitarbeiter

4. Nicht erreichbar? Anrufnotiz.

25 € Startguthaben
im August

Mit Ihrer Buchung schreiben wir Ihrem Kundenkonto 25 Euro zur Anrechnung auf Ihre monatlichen Abrechnungen gut. Das Guthaben bleibt Ihnen bis zur vollständigen Inanspruchnahme unbefristet erhalten.

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Telefonservice statt Anrufbeantworter?

Definitiv.

Was ist ein Telefonservice?

Mit einem Telefonservice wird die Dienstleistung einer Gesprächsannahme mit anschließender Bearbeitung / Vermittlung bezeichnet.
Zweck eines Telefonservices ist die Sicherstellung einer optimalen Erreichbarkeit während der Abwesenheit des Gesprächspartners.
Anders als bei einem Anrufbeantworter, erfolgt die Entgegennahme der Anrufe immer persönlich, freundlich und kompetent.

Wer nimmt meine Anrufe entgegen?

Die Annahme der Telefonate erfolgt durch geschulte Mitarbeiter, die diese in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben abwickeln.
Bei der Ersteinrichtung hinterlegen wir in Ihrem persönlichen Kundenbereich Ihre Begrüßung (z.B. „Willkommen bei der Firma Mustermann, mein Name ist XYZ, wie kann ich Ihnen helfen?“). Desweiteren hinterlegen wir Informationen zu Ihrem Unternehmen und Mitarbeitern, damit unsere Telefonservice Mitarbeiter schnellstmöglich auf das Anliegen des Anrufers reagieren können. Selbstverständlich können Sie die hinterlegten Informationen jederzeit auch eigenständig über unser Kundenportal anpassen, neue Mitarbeiter hinzufügen oder Abwesenheitsinformationen hinterlegen.

Was passiert mit dem Anruf?

Nachdem Sie die eingehenden Anrufe per Rufumleitung auf eine von uns zur Verfügung gestellte Zielrufnummer weitergeleitet haben, werden diese durch einen Telefonservice-Mitarbeiter angenommen. Bei der Nutzung als Sekretariat wird das Anliegen des Anrufers durch den Telefonservice-Mitarbeiter aufgenommen und dem Ansprechpartner im Anschluss per E-Mail oder SMS zugestellt.

Können Anrufe vermittelt werden?

Selbstverständlich können die Telefonservice Mitarbeiter auch als Telefonzentrale fungieren und das Telefonat zum gewünschten Ansprechpartner durchstellen. Sollte dieser keine Annahme wünschen oder ein Durchstellen im Moment nicht möglich sein, wird das Anliegen ebenfalls aufgenommen und dem Ansprechpartner per E-Mail oder SMS zugestellt.

Welche Vorteile bietet ein 24h Telefonservice?

Ein 24h Telefonservice schafft Vertrauen gegenüber dem Anrufer und Ihnen mehr Freiheiten zum effektiveren Arbeiten. Statistisch gesehen sprechen über 60% der Deutschen ungern auf einen Anrufbeantworter. Dem angerufenen Unternehmen gehen hierdurch regelmäßig wertvolle Anfragen oder sogar Aufträge verloren. Gerade bei Abwesenheit durch Krankheit, Urlaub oder während einem Kundengespräch hält ein Telefonservice Ihnen den Rücken frei. Durch unsere kostenfreie Erweiterung auf 24h sind Sie sogar auch außerhalb der Geschäftszeiten immer für Ihre Kunden „persönlich“ erreichbar.

Und dies an 365 Tagen im Jahr ohne die Kosten für viele eigene Mitarbeiter tragen zu müssen.

So nutzen Sie den Service von VoiceOffice

Nach der Buchung des gewünschten Tarifs erhalten Sie von uns Ihre Vertragsunterlagen per E-Mail zugestellt. Diese enthalten neben den Zugangsdaten für unsere Sekretariatsverwaltung auch Ihre persönliche Zielrufnummer (deutsche Festnetzrufnummer), auf die Sie Ihre Telefonate per Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter (VoiceOffice als Ersatz für Ihre Mailbox) weiterleiten. Unsere Zielrufnummer ist ausschließlich zur Weiterleitung Ihrer Telefonate an uns und nicht zur Veröffentlichung (z.b. auf Websites, Visitenkarten) vorgesehen. Sollten Sie z.B. als Startup noch nicht über einen Telefonanschluss verfügen, so können Sie diesen über VOIP-Anbieter ebenfalls ab 0,00 Euro Grundgebühr beantragen. Die zugeteilten Rufnummern können Sie im Anschluss an uns weiterleiten.

Die Grundfunktion in jedem VoiceOffice-Tarif umfasst die persönliche Annahme in Ihrem (Firmen-)Namen, Entgegennahme von Kontaktdaten und Anliegen sowie die anschließende Benachrichtigung per E-Mail (optional zusätzlich per SMS).

Als Zusatzfunktion bieten wir Ihnen eine Anrufvermittlung. Hier wird nach der Abfrage des Anrufernamens versucht den gewünschten Ansprechpartner unter einer hinterlegten Durchwahl (oder Mobilnummer) telefonisch zu erreichen. Unsere Mitarbeiter halten vor dem Durchstellen kurz Rücksprache mit Ihnen wer in der Leitung ist, ob Sie das Telefonat annehmen möchten und stellen das Telefonat auf Wunsch an Sie durch. Sollten wir Sie unter der hinterlegten Durchwahl nicht erreichen, informieren wir Sie wie in der Grundfunktion per Mail / SMS über den Anruf.

Schritt 1

Richten Sie eine Rufumleitung über Ihr Festnetztelefon, Mobilgerät oder die Verwaltung Ihres Telefonanbieters auf Ihre persönliche Zielrufnummer bei VoiceOffice ein.

Schritt 2

Wir begrüßen Ihre Anrufer in Ihrem (Firmen-)Namen und erfassen das Anliegen, notwendige Informationen sowie die Kontaktdaten für einen Rückruf.

Schritt 3

Sie erhalten umgehend per E-Mail und optional per SMS eine aussagekräftigen Anrufnotiz über den Inhalt des verpassten Telefonats.

Buchen Sie jetzt Ihren Tarif ab 0,00 €/Monat für den gelegentlichen Einsatz oder vergünstigt für hohes Anrufaufkommen. Alle Tarife sind ohne Risiko monatlich kündbar.