Wenn bei Ihnen keiner kann,
gehen wir persönlich für Sie dran.
✓ in Ihrem Namen – nach Ihren Vorgaben
✓ sekundengenaue Abrechnung
✓ freundlich & zuverlässig
✓ nur 30 Tage Laufzeit
✓ 24h ohne Aufpreis
✓ jederzeit kündbar
Telefonservice statt Anrufbeantworter?
Definitiv.
Was ist ein Telefonservice?
Mit einem Telefonservice wird die Dienstleistung einer Gesprächsannahme mit anschließender Bearbeitung / Vermittlung bezeichnet.
Zweck eines Telefonservices ist die Sicherstellung einer optimalen Erreichbarkeit während der Abwesenheit des Gesprächspartners.
Anders als bei einem Anrufbeantworter, erfolgt die Entgegennahme der Anrufe immer persönlich, freundlich und kompetent.
Wer nimmt meine Anrufe entgegen?
Die Annahme der Telefonate erfolgt durch geschulte Mitarbeiter, die diese in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben abwickeln.
Bei der Ersteinrichtung hinterlegen wir in Ihrem persönlichen Kundenbereich Ihre Begrüßung (z.B. „Willkommen bei der Firma Mustermann, mein Name ist XYZ, wie kann ich Ihnen helfen?“). Desweiteren hinterlegen wir Informationen zu Ihrem Unternehmen und Mitarbeitern, damit unsere Telefonservice Mitarbeiter schnellstmöglich auf das Anliegen des Anrufers reagieren können. Selbstverständlich können Sie die hinterlegten Informationen jederzeit auch eigenständig über unser Kundenportal anpassen, neue Mitarbeiter hinzufügen oder Abwesenheitsinformationen hinterlegen.
Was passiert mit dem Anruf?
Nachdem Sie die eingehenden Anrufe per Rufumleitung auf eine von uns zur Verfügung gestellte Zielrufnummer weitergeleitet haben, werden diese durch einen Telefonservice-Mitarbeiter angenommen. Bei der Nutzung als Sekretariat wird das Anliegen des Anrufers durch den Telefonservice-Mitarbeiter aufgenommen und dem Ansprechpartner im Anschluss per E-Mail oder SMS zugestellt.
Können Anrufe vermittelt werden?
Selbstverständlich können die Telefonservice Mitarbeiter auch als Telefonzentrale fungieren und das Telefonat zum gewünschten Ansprechpartner durchstellen. Sollte dieser keine Annahme wünschen oder ein Durchstellen im Moment nicht möglich sein, wird das Anliegen ebenfalls aufgenommen und dem Ansprechpartner per E-Mail oder SMS zugestellt.
Welche Vorteile bietet ein 24h Telefonservice?
Ein 24h Telefonservice schafft Vertrauen gegenüber dem Anrufer und Ihnen mehr Freiheiten zum effektiveren Arbeiten. Statistisch gesehen sprechen über 60% der Deutschen ungern auf einen Anrufbeantworter. Dem angerufenen Unternehmen gehen hierdurch regelmäßig wertvolle Anfragen oder sogar Aufträge verloren. Gerade bei Abwesenheit durch Krankheit, Urlaub oder während einem Kundengespräch hält ein Telefonservice Ihnen den Rücken frei. Durch unsere kostenfreie Erweiterung auf 24h sind Sie sogar auch außerhalb der Geschäftszeiten immer für Ihre Kunden „persönlich“ erreichbar.
Und dies an 365 Tagen im Jahr ohne die Kosten für viele eigene Mitarbeiter tragen zu müssen.
- persönlich – kein Anrufbeantworter
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
- keine verpassten Aufträge
- effektives Arbeiten ohne Unterbrechung
- erreichbar im Urlaub, Flieger, Auto,…
Ihre Telefonservice-Verwaltung
Einfach oder individuell.
Klare Strukturen und eine einfache Handhabung zeichnen unsere Onlineverwaltung aus.
Standardmäßig genügt das einmalige Einrichten Ihrer Angaben mit anschließender Rufumleitung.
Für alle, die mehr von ihrem Telefonservice erwarten, stehen zudem eine Onlineübersicht der zugesandten Anrufnotizen, das Anlegen von Abwesenheitsinformationen, sowie die Einrichtung zusätzlicher Zugänge für Ihre Mitarbeiter kostenfrei zur Verfügung.
So nutzen Sie den Service von VoiceOffice
Nach der Buchung des gewünschten Tarifs erhalten Sie von uns Ihre Vertragsunterlagen per E-Mail zugestellt. Diese enthalten neben den Zugangsdaten für unsere Sekretariatsverwaltung auch Ihre persönliche Zielrufnummer (deutsche Festnetzrufnummer), auf die Sie Ihre Telefonate per Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter (VoiceOffice als Ersatz für Ihre Mailbox) weiterleiten. Unsere Zielrufnummer ist ausschließlich zur Weiterleitung Ihrer Telefonate an uns und nicht zur Veröffentlichung (z.b. auf Websites, Visitenkarten) vorgesehen. Sollten Sie z.B. als Startup noch nicht über einen Telefonanschluss verfügen, so können Sie diesen über VOIP-Anbieter ebenfalls ab 0,00 Euro Grundgebühr beantragen. Die zugeteilten Rufnummern können Sie im Anschluss an uns weiterleiten.
Die Grundfunktion in jedem VoiceOffice-Tarif umfasst die persönliche Annahme in Ihrem (Firmen-)Namen, Entgegennahme von Kontaktdaten und Anliegen sowie die anschließende Benachrichtigung per E-Mail (optional zusätzlich per SMS).
Als Zusatzfunktion bieten wir Ihnen eine Anrufvermittlung. Hier wird nach der Abfrage des Anrufernamens versucht den gewünschten Ansprechpartner unter einer hinterlegten Durchwahl (oder Mobilnummer) telefonisch zu erreichen. Unsere Mitarbeiter halten vor dem Durchstellen kurz Rücksprache mit Ihnen wer in der Leitung ist, ob Sie das Telefonat annehmen möchten und stellen das Telefonat auf Wunsch an Sie durch. Sollten wir Sie unter der hinterlegten Durchwahl nicht erreichen, informieren wir Sie wie in der Grundfunktion per Mail / SMS über den Anruf.
VoiceOffice Grundfunktion
persönliche Anrufannahme in Ihrem (Firmen-)Namen
Entgegennahme von Anliegen & Kontaktdaten
umgehende Anrufbenachrichtigung per E-Mail
Zusatzfunktion Vorzimmer
persönliche Anrufannahme in Ihrem (Firmen-)Namen
Abfrage von Namen & Anliegen
Rücksprache mit Kontaktperson & Vermittlung
Benachrichtigung per E-Mail über Vermittlung bzw. Anliegen bei Unerreichbarkeit der Kontaktperson
IM MEETING
Sie sind in einem Kundengespräch oder müssen Arbeiten ungestört und effektiv erledigen? Wir gehen für Sie ans Telefon und informieren Sie über den Gesprächsinhalt.
IM AUTO
Sie sind unterwegs und müssen sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren?
Wir nehmen eingehende Anrufe ungestört entgegen und benachrichtigen Sie.
IM NOTFALL
Auch außerhalb der Geschäftszeiten müssen Sie für Ihre Kunden erreichbar sein?
Wir übernehmen dies 24h täglich ohne Aufpreis.