Allgemeine Geschäftsbedingungen

§1 Allgemeines

(1) Die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Leistungen von VoiceOffice, vertreten durch die PrimeConcept Ltd. & Co. KG mit Sitz in der Reisholzer Werftstr. 76, 40589 Düsseldorf, nachfolgend VoiceOffice, die diese gegenüber ihren Kunden / Vertragspartnern erbringt. Geschäftsbedingungen des Kunden, die im Widerspruch zu diesen AGB stehen oder über diese hinausgehen, haben ohne eine ausdrückliche schriftliche Bestätigung durch VoiceOffice keine Geltung.

§2 Vertragsgegenstand

(1) VoiceOffice erbringt die Dienste dem Kunden gegenüber entsprechend seinem gewählten Tarif (Leistungsbeschreibung entspricht den Tarifangaben) und in Absprache mit dem Kunden unter Verwendung der bei seiner Buchung vorgenommenen Angaben. VoiceOffice erbringt Leistungen aufgrund des persönlichen Umganges mit Dritten, also Kunden des Vertragspartners, wie es dem mutmaßlichen Willen des Auftraggebers entspricht. Der Leistungsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung des gewählten Tarifes, ebenso wie die entstehenden Kosten.

(2) Abweichende AGB, Leistungsbeschreibungen und Preise erkennt VoiceOffice nicht an, es sei denn diese sind schriftlich mit dem Kunden vereinbart.

(3) VoiceOffice ist berechtigt, angebotene Preise, Leistungsbeschreibungen und diese AGB mit einer Frist von 30 Tagen (vier Wochen) im Voraus zu ändern. Die Änderungen werden von VoiceOffice dem Kunden per E–Mail bekanntgegeben. VoiceOffice verwendet hierzu die im Kunden–Account hinterlegte E–Mail Adresse des Kunden, welche im Anmeldeprozess als gültig und erreichbar verifiziert wurde. Mit Nutzung der E–Mail Benachrichtigung wird die Schriftform gewahrt, der Kunde erklärt sich hiermit ausdrücklich einverstanden. Zugleich wird der Kunde darauf hingewiesen, dass er innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntgabe der Änderungen schriftlich widersprechen kann. In diesem Fall wird das Vertragsverhältnis zum jeweils nächsten Kündigungstermin aufgelöst, eine Unterlassung der Einwendung gilt als Bestätigung und Akzeptanz der Änderungen durch den Kunden (stillschweigende Vereinbarung).

(4) Gehört zur Leistung des gewählten Tarifes eine Benachrichtigung über einen Anrufeingang und/oder Inhalt, so ist VoiceOffice nur die rechtzeitige und ordnungsgemäße Absendung der Nachricht schuldig. Der rechtzeitige Abruf obliegt dem Kunden und/oder Dritter Parteien welche zur Zustellung und/oder Weiterleitung genutzt werden wie z.B. Mobilfunkprovider oder Internet–Zugangsprovider. Eine verspätete Zustellung durch Dritte liegt nicht im Aufgabenbereich von VoiceOffice, der Kunde erklärt sich hiermit einverstanden.

(5) VoiceOffice verpflichtet sich, alle Dienste stets mit größter Sorgfalt auszuführen. Es kann jedoch nicht völlig ausgeschlossen werden, dass Informationen in Einzelfällen unvollständig, inhaltlich unklar oder unrichtig an VoiceOffice übermittelt bzw. von Mitarbeitern von VoiceOffice / Callagents unvollständig, inhaltlich unklar oder unrichtig verstanden und weitergeleitet werden. Eine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der übermittelten Informationen wird nicht übernommen.

(6) Stellt VoiceOffice dem Kunden je nach gewähltem Tarif weitere Leistungen zur Verfügung (z.B. zusätzliche Telefonnummern ö. ä.), so bleibt sie ebenfalls Inhaber sämtlicher Rechte hieran. Die Befugnis zur Nutzung durch den Auftraggeber ist auf die Vertragslaufzeit beschränkt. Ein Anspruch auf Überlassung nach Ablauf der Vertragslaufzeit besteht nicht. Dies gilt auch für solche Leistungen, die erst nach Vertragsschluss durch VoiceOffice eingeführt werden.

(7) Stellt VoiceOffice dem Kunden neben dem Hauptsekretariat ein oder mehrere Zusatzsekretariate für Mitarbeiter zur Verfügung, so dürfen diese nur von dem Auftraggeber bzw. dessen Mitarbeitern selbst genutzt werden. Jegliche entgeltliche oder unentgeltliche Überlassung an Dritte sowie andere Unternehmen des Auftraggebers ist untersagt. Der Inhalt der Anruferbegrüßung des Zusatzsekretariats muss stets Bezug zu dem des Hauptsekretariats aufweisen. Wird das Hauptsekretariat gekündigt, umfasst die Kündigung automatisch auch die Zusatzsekretariate.

§3 Vertragsbeginn und Zustandekommens des Vertrages

(1) Der Vertrag kommt zwischen VoiceOffice und der anderen Partei (im nachfolgenden Kunde) mit der vorläufigen Anmeldung/Buchung durch den Kunden dadurch zustande, dass VoiceOffice die Registrierung des Kunden mit der Bereitstellung der Leistung (Account) annimmt. In der Bereitstellung der Leistungen liegt die Annahmeerklärung von VoiceOffice. VoiceOffice behält sich vor, den Antrag auf Abschluss des Vertrages im Einzelfall aus wichtigem Grund abzulehnen. Ein solcher liegt insbesondere vor, wenn ein Kunde, dem gegenüber die Kündigung ausgesprochen ist oder das Mahnverfahren betrieben wird, versucht, eine weitere Buchung vorzunehmen oder eine solche vorgenommen hat. Kosten, die VoiceOffice dadurch entstehen, gehen zu Lasten des Kunden.

(2) Zudem kann VoiceOffice vom Kunden die Vorlage von handels–, gesellschafts–, gewerbs– und/oder steuerrechtlichen Unterlagen verlangen, die seine Eigenschaft als Unternehmer belegen. Bis zum Eintreffen und der Prüfung der Unterlagen ist VoiceOffice berechtigt, die Aktivierung der einzelnen Dienste aufzuschieben.

§4 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde verpflichtet sich, Dienstleistungen von VoiceOffice weder zum Abruf noch zur Verbreitung von Inhalten zu verwenden, die gegen gesetzliche Bestimmungen gleich welcher Art verstoßen. Er hat jeglichen Eindruck im Rechts– und Geschäftsverkehr zu vermeiden, von ihm zu verantwortende Inhalte seien VoiceOffice zuzurechnen.

(2) Der Kunde hat selbständig dafür Sorge zu tragen, dass die technischen Einrichtungen, über die er Benachrichtigungen empfängt (Mobiltelefon, E-Mail-Konto etc.) empfangsbereit sind und trägt die alleinige Verantwortung dafür, dass eventuelle Anrufweiterleitungen seiner Anschlüsse auf die VoiceOffice–Rufnummern korrekt geschaltet sind.

(3) Der Kunde verpflichtet sich, VoiceOffice unverzüglich über Änderungen der Rechtsform, der gesetzlichen Vertretung, der Anschrift oder seiner Kontoverbindung zu unterrichten.

(4) Kommt der Kunde einer seiner Verpflichtungen aus den Absätzen 1 bis 3 dieses Paragrafen nicht nach, ist VoiceOffice berechtigt, gegenüber Dritten zu offenbaren, dass sie als externer Dienstleister für den Auftraggeber tätig ist, wenn dies zur Wahrung ihrer eigenen Belange, insbesondere dem Schutz ihrer Mitarbeiter, erforderlich ist. Weitere Rechte, insbesondere das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleiben hiervon unberührt.

(5) Der Kunde verpflichtet sich, seinen VoiceOffice-Account vor dem unbefugten Zugang durch Dritte zu schützen, insbesondere die ihm zugewiesenen Passworte – beispielsweise durch regelmäßige Änderung – zu sichern und durch angemessene Maßnahmen vor Verlust zu schützen. Er ist für alle Schäden, die aus der Weitergabe oder Bekanntgabe seines Passwortes entstehen, verantwortlich, es sei denn, die Schäden sind nachweislich von VoiceOffice zu vertreten.

(6) Der Kunde, soweit er einer vertraglichen oder gesetzlichen Schweigepflicht unterliegt, erklärt hiermit, dass VoiceOffice zum Zwecke der Vertragserfüllung nicht gegen diese Schweigepflicht verstößt. Er stellt VoiceOffice von allen Ansprüchen Dritter frei, soweit aufgrund der Pflicht des Kunden zur Verschwiegenheit gegen VoiceOffice vorgegangen wird.

§5 Pflichten VoiceOffice

(1) VoiceOffice behält sich eine zeitweilige Beschränkung oder Unterbrechung der Dienste aus wichtigem Grund vor, insbesondere bei kurzzeitiger Belegung aller Sekretariatsplätze wegen nicht vorhersehbaren, überdurchschnittlichen Anrufaufkommens, Wartungsarbeiten, Reparaturen etc., die für einen ordnungsgemäßen oder verbesserten Betrieb notwendig sind, technisch notwendiger Änderungen am System. VoiceOffice wird alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um derartige Beschränkungen zu vermeiden bzw. so gering wie möglich zu halten und den Kunden bei absehbar längeren Beschränkungen in geeigneter Weise unterrichten.

(2) VoiceOffice ist berechtigt, sämtliche Pflichten durch Dritte im Auftrag erfüllen zu lassen, sofern der Dritte die gleichen Sicherheits– und Verschwiegenheitsstandards einhält, wie VoiceOffice und soweit dem nicht berechtigte Interessen des Kunden entgegenstehen. Der Kunde nimmt die erbrachte Leistung als Leistung von VoiceOffice an.

(3) VoiceOffice verpflichtet sich, ihre Leistungen ordentlich und sorgfältig zu erbringen. Da VoiceOffice im Rahmen ihrer Leistungserbringung auf die Hilfe und Unterstützung von Dritten, insbesondere Telekommunikationsunternehmen, auf die sie keinen Einfluss hat, angewiesen ist, obliegt ihr keine Pflicht zur 100%igen Erreichbarkeit.

(4) VoiceOffice hat mit allen Mitarbeitern eine vollumfängliche Verschwiegenheitsvereinbarung zu treffen.

§6 Zahlungsmodalitäten und Zahlungsverzug

(1) Das Leistungsentgelt richtet sich nach der jeweils vereinbarten Preisliste. Die Preise sind Nettopreise und verstehen sich exklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Die nutzungsabhängigen Leistungsentgelte werden nach den tatsächlich erbrachten Leistungen, also insbesondere Annahme und Bearbeitung von Anrufen oder sonstigen Aufträgen berechnet. Die Zahlungspflicht für Anrufe besteht für alle an die VoiceOffice –Rufnummern des Auftraggebers gerichteten Anrufe, auch für solche ohne verwertbares Kommunikationsergebnis (Verwählt, Fax an Telefon, Störanrufer etc.), es sei denn, VoiceOffice hat die Anrufe zu vertreten. Die Abrechnung erfolgt sekundengenau.

(2) Abrechnungszeitraum ist jeweils ein Monat, beginnend mit dem Kalendertag des Vertragsbeginns. Auf Verlangen einer Vertragspartei kann ein abweichender Beginn des Abrechnungszeitraums festgelegt werden.

(3) Die Grundgebühren werden jeweils mit Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums fällig. Die nutzungsabhängigen Leistungsentgelte werden – vorbehaltlich des Absatzes 6 – mit Ablauf des Abrechnungszeitraums fällig, in dem die Dienste in Anspruch genommen wurden.

(4) VoiceOffice behält sich das Recht vor, die Leistungsentgelte mit einer Vorlauffrist von vier Wochen zu ändern, wenn nach Abschluss des Vertrages Kostensenkungen oder Kostenerhöhungen, insbesondere aufgrund von Preiserhöhungen durch Dritte eintreten.

(5) Dem Kunden wird in der Regel monatlich eine Rechnung per E–Mail übermittelt. VoiceOffice lässt dem Kunden die Rechnung auf dessen Wunsch auch per Post zukommen, wobei grundsätzlich ein Betrag in Höhe von 2,50 Euro pro Rechnung für den postalischen Versand fällig wird. Auf diese Kosten wird beim Versand per E-Mail verzichtet. Die Rechnungsstellung erfolgt im Monat nach dem Abrechnungsmonat.

(6) Die Bezahlung der Rechnung erfolgt unbar durch folgende Zahlungsmittel: per SEPA-Lastschriftverfahren, per Rechnung (nach gesonderter Vereinbarung); monatliche Rechnungsstellung.

(7) Für die Nichteinlösung von Lastschriften bzw. die spätere Rücknahme von Gutschriften vereinbaren die Parteien eine pauschale Kostenentschädigung von EUR 8,00 pro Fall. Die Geltendmachung eines höheren Schadens wird hierdurch nicht ausgeschlossen.

(8) Die Leistungsentgelte sind ohne Abzug innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum zur Zahlung fällig. Ab dem 11. Kalendertag nach dem Rechnungsdatum befindet sich der Kunde in Verzug. Im Verzugsfall ist VoiceOffice berechtigt, gegenüber den Kunden Zinsen in Höhe des gesetzlichen Zinssatzes p. a. zu fordern. Falls VoiceOffice in der Lage ist, einen höheren Verzugsschaden nachzuweisen, ist diese berechtigt, diesen geltend zu machen.

(9) Im Fall des Verzugseintritts ist VoiceOffice berechtigt, die einzelnen Dienste bis zur endgültigen Begleichung des offenen Rechnungspostens kostenpflichtig zu suspendieren. Die Suspendierung lässt die Pflicht zur Zahlung von nutzungsunabhängigen Entgelten, insbesondere von monatlichen Grundentgelten für z.B. Servicenummern, unberührt.

(10) Der Kunde hat Einwände gegen die Rechnung innerhalb von sechs (6) Wochen nach Rechnungsdatum substantiiert schriftlich zu erheben. Einwände berechtigten den Kunden nicht, bereits gezahlte Beträge zurückzufordern (Rücklastschrift). Erkennt VoiceOffice die Einwände ganz oder teilweise an, erstattet VoiceOffice zuviel gezahlte Beträge dem Kunden. Veranlasst der Kunde eine Rücklastschrift, gehen die damit verbundenen Kosten für VoiceOffice zu seinen Lasten und VoiceOffice ist zu einer Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund berechtigt.

(11) Das Recht zur Aufrechnung steht dem Kunden nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt wurden oder diese durch VoiceOffice anerkannt wurden. Außerdem ist er zur Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts nur insoweit befugt, als sein Gegenanspruch auf dem gleichen (Einzel–) Vertragsverhältnis beruht.

(12) Überschreiten die Gebühren eine Höhe von 500 EUR je Woche, ist VoiceOffice berechtigt den Abrechnungsturnus auf wöchentliche Rechnungsstellung zu ändern oder eine Sicherheitskaution zu verlangen.

§7 Haftung

(1) Die Haftung für Schäden, die durch leichte Fahrlässigkeit von VoiceOffice verursacht worden sind, wird ausgeschlossen.

(2) Steht dem Kunden ein Anspruch auf Ersatz des Schadens statt der Leistung zu, ist die Haftung auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens begrenzt.

(3) Für schadensverursachende Ereignisse, die auf Übertragungswegen des Telekommunikationsproviders oder in einer Vermittlungseinrichtung des Telekommunikationsproviders eingetreten sind, haftet VoiceOffice dem Kunden nur insoweit, als der Telekommunikationsprovider nach den Bestimmungen des Telekommunikationsgesetzes oder der Telekommunikations–Kundenschutzverordnung in der jeweils geltenden Fassung gegenüber VoiceOffice haftet.

(4) Soweit VoiceOffice im Innenverhältnis für das Handeln Dritter, derer sie sich zum Zwecke der Vertragserfüllung bedient, gegenüber dem Kunden einzustehen hat, ist die Haftung von VoiceOffice dem Grunde und der Höhe nach auf den Anspruch gegenüber dem Dritten begrenzt. VoiceOffice tritt hierzu diesen Anspruch gegenüber dem Dritten an den Kunden ab, den dieser hiermit annimmt. Die Abtretung umfasst auch die ggf. notwendige Übergabe von Urkunden und Verträgen. Weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen.

(5) Der Kunde haftet VoiceOffice gegenüber für alle Schäden, die aus der Verletzung der in “§4. Pflichten des Kunden“ vereinbarten Pflichten entstehen. Pauschal vereinbaren die Parteien einen Schadensersatz in Höhe von EUR 150 für jeden Fall der Zuwiderhandlung. Die Geltendmachung eines höheren Schadens ist dadurch nicht ausgeschlossen.

§8 Datenschutz

Für sämtliche Bestimmungen bezüglich des Datenschutzes siehe gesonderte Datenschutzrichtlinien auf www.telefonservice-voiceoffice.de. Durch Akzeptieren der Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten diese Bestimmungen als akzeptiert.

Zur rechtskonformen Nutzung personenbezogener Daten im Auftrag schließen beide Parteien einen separaten AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungs-Vertrag) ab, der den datenschutzrechtlichen Umgang mit Anruferdaten dokumentiert. Dieser AV-Vertrag wird dem Kunden durch VoiceOffice kostenfei zur Verfügung gestellt.

§9 Kündigung

(1) Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, sind die Parteien berechtigt, das Vertragsverhältnis jederzeit zum Ende der monatlichen Laufzeit zu kündigen. Die Kündigungserklärung kann in Text– oder Schriftform erfolgen. Die mündliche Kündigung wird ausgeschlossen.

(2) Den Parteien bleibt das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund vorbehalten. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere in folgenden Fällen vor: Der Kunde ist mit der Zahlung für eine Rechnung mehr als vierzehn (14) Tage in Verzug oder der Kunde verstößt wiederholt schuldhaft gegen die ihm aus dem Vertragsverhältnis mit VoiceOffice obliegenden Pflichten.

§10 Sonstige Regelungen

(1) Führt VoiceOffice neue Features oder Dienste ein, so können hierfür ergänzende allgemeine Geschäftsbedingungen zugrunde gelegt werden.

(2) Der Kunde stellt VoiceOffice von allen Ansprüchen Dritter frei, die sich im Zusammenhang mit einem Verstoß des Kunden gegen seine vorstehenden Pflichten ergeben und hält VoiceOffice insoweit schadlos.

(3) VoiceOffice wird Serviceanfragen zum Kundenkonto/Vertrag montags bis freitags von 09.00 bis 18.00 Uhr entgegen nehmen. Der Kunde hat die Möglichkeit vierundzwanzig Stunden eine E–Mail an den VoiceOffice-Kundenservice zu senden. Es besteht kein Anspruch auf eine telefonische Verfügbarkeit für Serviceanfragen zum Kundenkonto/Vertrag durch VoiceOffice. Weitere Servicedienstleistungen wie Live-Support o.ä liegen im Ermessen von VoiceOffice.

§11 Schlussbestimmungen

(1) Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN–Kaufrechts.

(2) Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform; alle anderen Formen werden ausgeschlossen. Dies gilt auch für die Änderung des Schriftformerfordernisses. Alle Geschäftsbedingungen des Kunden gelten als nicht vereinbart, auch wenn VoiceOffice ihrer Anwendbarkeit nicht ausdrücklich widersprochen hat. Sollten Gesetze, auch solche, die dispositiv sind, die Änderung oder Anpassung einzelner Bestimmungen dieses Vertrages notwendig machen, so vereinbaren die Parteien die Ersetzung der alten Regelung durch das neue Gesetz bis zur Herbeiführung einer eigenen neuen Bestimmung.

(3) Bei Unwirksamkeit einzelner Klauseln der AGB bzw. des mit VoiceOffice geschlossenen Vertrages wird die Gültigkeit der übrigen Regelungen hiervon nicht berührt. Die ganz oder teilweise unwirksame Regelung soll durch eine solche ersetzt werden, deren wirtschaftlicher Erfolg der unwirksamen und der Intention der Parteien möglichst nahe kommt; dasselbe gilt im Falle einer Lücke.

(4) Leistungs– und Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Ansprüche und Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Düsseldorf (Deutschland).

Stand 31.10.2018